Kondisi Industri di Indonesia saat ini masih pada tahap yang sulit. Liquiditas yang menipis, kucuran kredit seret dengan suku bunga yang tinggi, restitusi pajak yang cukup lambat, serbuan barang illegal maupaun kualitas dan kuantitas produk yang masih kalah dengan negara-negara tetangga merupakan situasi yang harus dihadapi oleh industri dalam negeri.

Untuk tetap bisa bertahan, sebuah perusahaan harus dapat dengan sigap menyikapi kondisi ini dengan baik. Sistem manajemen perusahaan harus rapi dan baik sehingga mampu mengelola perusahaan dengan efektif dan efisien. Mutu produk harus terjaga dengan baik sehingga pelanggan dapat tetap loyal.

Apa Itu ERP?
Enterprise resource planning software, atau ERP, tidak dapat kita maknai secara harfiah dari kepanjangannya. Lupakan kata planning dan lupakan kata resource karena terminology tersebut tidak terlalu menjelaskan. Akan tetapi ingat bagian Enterprise nya. Karena bagian tersebut merupakan ambisi sebenarnya dari istilah ERP, yaitu ambisi untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan kedalam sebuah system computer terpadu yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda.

Sunggguh pekerjaan besar, membangun sebuah program komputer yang dapat melayani kebutuhan orang-orang di bagian keuangan sebaik playanannya kepada orang-orang HRD atau kepada orang-orang gudang. Setiap departement-departemen itu secara khusus memiliki sistem komputer nya sendiri yang sudah dirasakan optimum untuk keperluan kerja departemen masing-masing. Akan tetapi ERP mengkombinasikan semuanya menjadi satu kesatuan program komputer yang terpadu yang berjalan diatas database tunggal sehingga berbagai departemen itu dapat secara mudah saling berbagi informasi dan berkomunikasi satu dengan lainnya.

Pendekatan terpadu itu akan dirasakan manfaatnya jika perusahaan memasang software secara benar.

Menangani pesanan pelanggan misalnya, Secara khusus, ketika pelanggan membuat pesanan, surat pesanan tersebut memulai perjalanan dokumen berbasis kertasnya dari keranjang yang satu ke keranjang lainnya diseputar perusahaan, seringkali proses itu memerlukan penginputan dan penginputan ulang pada sistem komputer di departemen yang berbeda. Perjalanan panjang tersebut menyebabkan keterlambatan yang berujung pada kehilangan pesanan, dan seluruh seluruh proses input kepada sistem komputer yang berbeda selalu mengundang kesalahan. Sementara itu tidak ada seorangpun di dalam perusahaan mengetahui sebenarnya pada tahapan mana status order tersebut karena tidak ada otorisasi bagi orang yang ada di departemen keuangan untuk masuk ke sistem komputer yang dimiliki oleh bagian gudang untuk melihat apakah barang sudah dikirim. Sehingga kalimat “Anda harus menelfon orang gudang” adalah jawaban yang familiar yang sering di dengarkan oleh pelanggan yang frustasi.

ERP menggantikan sistem komputer independen di keuangan, HR, Manufaktur, dan gudang, dengan sebuah program tunggal yang terbagi menjadi beberapa module yang serupa dengan sistem sebelumnya yang terpisah. Area keuangan, manufaktur dan gudang seluruhnya masih mendapatkan softwarenya masing-masing, yang berbeda sekarang softwarenya terhubung bersama sedemikian hingga seseorang di bagian keuangan dapat melihat software yang ditangani oleh bagian gudang untuk melihat apakah barang pesanan pelanggan sudah dikirim atau belum?. Sebagian besar vendor ERP bersikap fleksibel sehingga anda dapat menginstal sebagian modul saja tanpa harus membeli paket utuh nya. Sejumlah perusahaan hanya akan menginstal ERP untuk kebutuhan modul keuangan atau HR dan tidak menggunakan modul sisanya hingga suatu saat dirasakan perlu.

Bagaimana ERP dapat meningkatkan kinerja bisnis perusahaan?

Harapan terbesar dari penggunaan ERP adalah untuk menunjukan perbaikan cara perusahaan anda mengambil dan mengelola pesanan pelanggan. Itulah sebabnya mengapa ERP seringkali dijadikan acuan sebagai software back-office. ERP tidak menangani proses penjualan di depan (meski sebagian besar vendor ERP juga telah membangun software CRM untuk melakukan hal tersebut); akan tetapi, ERP mengambil pesanan pelanggan dan menyediakan sebuah peta jalan untuk melakukan automasi pada setiap langkah. Ketika customer service anda menginput dokumen pesanan pelanggan pada sistem ERP, maka yang bersangkutan sudah memiliki seuruh informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi dokumen order tersebut (Angka piutang pelanggan dan history pesanan dari modul keuangan, level inventory yang dimiliki peanggan dari modul gudang dan jadwal pengiriman melalui truk yang ada pada modul logistik)

Orang-orang yang berada pada departemen yang berbeda ini semuanya melihat informasi yang sama dan dapat mengupdatenya. Ketika sebuah departemen selesai dengan sebuah pesanan maka secara automatis akan diagendakan untuk dieksekusi oleh departemen berikutnya via sistem ERP. Untuk mencaritahu dimana pesanan pada saat tertentu, anda hanya perlu untuk masuk kedalam sistem ERP dan lacak semuanya. Dengan sedikit keberuntungan. Proses pergerakan surat pesanan akan terlihat dengan jelas posisinya didalam organisasi, yang pada gilirannya pelanggan akan mendapatkan pesanannya dilayani dengan lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan daripada sebelumnya. ERP dapat menerapkan keajaibannya kepada proses bisnis utama lainnya, seperti penggajian karyawan atau pembuatan laporan keuangan.

Hal itu setidaknya yang menjadi mimpi dari ERP. Pada kenyataannya dilapangan yang terjadi tidak semulus yang dibayangkan.

<

Mari kembali ke permasalahan awal, proses tersebut mungkin tidak terlalu efisien akan tetapi dapat dibilang sederhana. Keuangan melakukan pekerjaannya, gudang melakukan pekerjaannya, dan jika ada hal yang salah terjadi di luar tembok-tembok departemen maka ini adalah kesalahan pihak lain. Sekarang tidak lagi. Dengan ERP, pekerjaan customer service tidak lagi sekedar mengetikkan nama seseorang ke dalam komputer dan menekan enter. Akan tetapi layar-layar ERP membuat para penggunanya memiliki sentuhan bisnis yang lebih baik. ERP menjangkau dari mulai posisi kredit pelanggan yang dikelola departemen dan posisi stok barang dagangan. Apakah pelanggan akan membayar tepat waktu? Akankah kita mampu untuk mengirimkan order tepat waktu? Hal-hal semacam ini yang tidak pernah di dijawab oleh customer service sebelumnya, dan jawaban ini pula lah yang mempengaruhi pelanggan dan setiap departemen di dalam perusahaan. Akan tetapi bukan hanya bagian customer service yang harus memahami ERP, bagian gudang yang menjadi penjaga inventory juga harus ikut dalam penggunaan sistem secara online. Jika tidak, bagian customer service hanya akan melihat level stok yang rendah di layar mereka dan memberitahukan customer bahwa barang yang mereka minta kosong persediaannya. Akuntabilitas, Tanggungjawab dan komunikasi tidak pernah difasilitasi sebaik setelah pemasangan ERP sebelumnya.

Orang-orang tidak terlalu menyukai perubahan, dan ERP meminta semua orang yang terlibat dengannya untuk mengubah cara mereka bekerja. Itulah sebabnya nilai-nilai manfaat dari ERP sulit sekali untuk diturunkan. Software menjadi tidak terlalu penting daripada management perubahan yang harus dimiliki oleh perusahaan. Jika anda menggunakan ERP untuk meningkatkan cara orang-orang di perusahaan anda mengelola pesanan pelanggan, barang-barang pabrik, pengiriman dan penagihan, anda akan melihat nilai tambah yang dari software. Sebaliknya jika anda ambil cara gampangnya, menginstall software saja tanpa mengubah cara kerja, anda akan sulit untuk melihat nilai apapun didalamnya. Bahkan software baru hanya akan memperlambat cara anda bekerja jika posisinya hanya menggantikan software lama yang setiap orang sebelumnya sudah sangat mengenali software lama tersebut.

Menimbang Urgensi Implementasi ERP
Tiga hal mendasar yang harus dijaga karena mempengaruhi tingkat kesuksesan perusahaan dipasaran adalah: harga, ketersediaan, dan mutu. Kepuasan para pelanggan ditentukan oleh layanan produk dengan harga yang terjangkau, tersedia di pasaran, dan memiliki mutu sesuai dengan yang dijanjikan oleh perusahaan.

Tolok ukur tingkat kepuasan bisa dilihat dari naik-turunya penjualan, tingkat market share, maupun kontinuitas order dari pelanggan. Ketiga hal ini hanya mampu dicapai oleh perusahaan yang memiliki manajemen bisnis yang baik. Manajemen bisnis yang baik akan dapat melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas dan kapabilitas bisnis.

Penetapan atas kebijakan harga membutuhkan banyak informasi yang akurat atas kemampuan daya beli masyarakat dan biaya pokok untuk menyediakan produk tersebut ke konsumen. Penetapan biaya pokok dari sebuah produk memerlukan pencatatan atas semua transaksi biaya-biaya yang terkait dengan produk tersebut.

Dari rekaman transaksi tersebut suatu perusahaan akan dapat menentukan nilai yang tepat atas biaya pokok suatu produk dan membandingkan dengan daya beli pasar. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan harga yang tepat untuk diberikan kepada konsumen. Kemampuan menjaga ketersediaan produk di pasar membutuhkan manajemen rantai suplai yang baik.

Perencanaan kebutuhan barang melalui prakiraan, penetapan safety stock, update realisasi pesanan, dan stok gudang yang akurat menjadi syarat mutlak dalam perencanaan logistik. Mutu yang baik dihasilkan oleh manajemen mutu yang baik dimulai dari proses penerimaan barang yang ketat, proses produksi yang konsisten, dan penjaminan pasca penjualan. Standar mutu dari masing-masing proses harus ditetapkan untuk mengontrol proses bisnis berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Manajemen informasi di dalam perusahaan menjadi hal yang vital untuk mendukung kesuksesan manajemen proses bisnis. Setiap transaksi pada perusahaan yang berpengaruh terhadap biaya, kondisi stok, kebijakan harga, maupun aktivitas para pegawai seharusnya terekam dengan baik. Kesinkronan data antar bagian menjadi suatu yang vital. Sebagian besar industri di Indonesia bermasalah mengenai data perusahaan mereka.

Adanya database yang terpisah-pisah menjadi sebuah kendala karena seringkali selisih sehingga membutuhkan waktu untuk memverifikasi. Selain itu kendala tidak terintegrasinya sistem antar bagian menyebabkan data yang dimiliki tidak real time dan terjadi duplikasi kegiatan entry data sehingga pengambilan keputusan menjadi lambat dalam persaingan industri yang semakin ketat. Konsep ERP (enterprise resource planning) mengintegrasikan manajemen informasi antar bagian dalam perusahaan sehingga data yang dibutuhkan oleh perusahaan berasal dari satu database sehingga memudahkan pengeloaan sumberdaya yang dimiliki.

Dengan integrasi antar bagian ini, duplikasi data dapat dihindarkan sekaligus mengurangi proses-proses entry ganda yang seharusnya tidak perlu dilakukan oleh pegawai. Data-data produk mengenai stok, biaya-biaya yang diperlukan bisa terekam dengan akurat sehingga dapat digunakan untuk merencanakan penyediaan barang di pasar.

Akuratnya nilai persediaan juga membantu bagian logistik untuk menetapkan kebutuhan barang secara lebih tepat sebagaimana dalam konsep Just in Time. Dalam konsep Just in Time, persediaan merupakan salah satu waste yang harus dikurangi tanpa mengganggu ketersediaan yang diperlukan oleh bagian produksi maupun ketersediaan di pasar. Nilai persediaan dalam perusahaan yang berbasiskan produk memiliki nilai yang cukup besar.

Dengan penerapan persediaan yang efisien akan dapat meningkatkan liquiditas perusahaan dan memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sebagian dananya untuk kebutuhan investasi yang lain.

Secara umum penerapan sistem ERP yang ideal akan memberikan dukungan terhadap manajemen sumber daya dengan mengelola informasi perawatan dan perhitungan kapasitas penggunaan sumber daya, dukungan atas kontrol keuangan perusahaan, dukungan atas kontrol kualitas, serta automasi dari aliran bisnis proses dan keselarasan antarbagian.

Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dikaji. Dengan demikian penerapan tata kelola perusahaan yang baik dapat diimplementasikan pada industri sehingga dapat meningkatkan daya saing di pasar.

Written BY :

• Riswanto - Menimbang Urgensi Implementasi ERP dan


• Yugi Sukriana - Mengenal ERP

---